一、向領導請示匯報的程序?

1.仔細聆聽領導的命令?

一項工作在確定了大致的方向和目標之后,領導通常會指定專人來負責該項工作。如果領導明確指示你去完成某項工作,那你一定要用最簡潔有效的方式明白領導的意圖和工作的重點。此時你不妨利用傳統的5W2H的方法來快速紀錄工作要點,即弄清楚該命令的時間(when)、地點(where)、執行者(who)、為了什么目的(why)、需要做什么工作(what)、怎么樣去做(how)、需要多少工作量(howmany)。在領導下達完命令之后,立即將自己的記錄進行整理,再次簡明扼要地向領導復述一遍,看是否還有遺漏或者自己沒有領會清楚的地方,并請領導加以確認。如領導要求你完成一項關于ABC公司的團體保險計劃,你應該根據自己的記錄向領導復述并獲取領導的確認。你可以說:“經理,我對這項工作的認識是這樣的,為了增強我們公司在團體壽險市場的競爭力(why),您希望我們團險部門(who)不遺余力(how)于本周五之前(when)在ABC公司總部(where)和他們簽訂關于員工福利保險的的合同(what),請您確認一下是否還有遺漏。”如果領導對你關于目標的理解點頭認可了,那么你們可以進入下一個環節。

2.與領導探討目標的可行性

領導在下達了命令之后,往往會關注下屬對該問題的解決方案,他希望下屬能夠對該問題有一個大致的思路,以便在宏觀上把握工作的進展。所以,作為下屬,在接受命令之后,應該積極開動腦筋,對即將負責的工作有一個初步的認識,告訴領導你的初步解決方案,尤其是對于可能在工作中出現的困難要有充分的認識,對于在自己能力范圍之外的困難,應提請領導協調別的部門加以解決。比如上例中關于爭取ABC公司的員工福利保險合同這個目標,你應該快速的反映行動的步驟和其中的困難。?

3.擬定詳細的工作計劃

在明確工作目標并和領導就該工作的可行性進行討論之后,你應該盡快擬定一份工作計劃,再次交與領導審批。在該工作計劃中,你應該詳細闡述你的行動方案與步驟,尤其是對你的工作時間進度要給出明確的時間表,以便于領導進行監控。

4.在工作進行之中隨時向領導匯報

現在,你已經按照計劃開展工作了,那么,你應該留意自己工作的進度是否和計劃書一致,無論是提前還是延遲了工期,你都應該及時向你的領導匯報,讓領導知道你現在在干什么,取得了什么成效,并及時聽取領導的意見和建議。

5.在工作完成后及時總結匯報

經過你和部門同事的共同努力,你們終于完成了這項工作,獲得了ABC公司的團險保單,當大家都在興高采烈地歡慶成功之時,作為部門主管的你仍不應該有松懈的理由。你應該及時將此次工作進行總結匯報,總結成功的經驗和其中的不足之處,以便于在下一次的工作中改進提高。同時不要忘記在總結報告中提及領導的正確指導和下屬的辛勤工作。至此,一項工作的請示與匯報才算基本結束。

千萬不要忽視請示與匯報的作用,因為它是你和領導進行溝通的主要渠道。你應該把每一次地請示匯報工作都做得完美無缺,領導對你的信任和賞識也就會慢慢加深了。

二、請示與匯報的基本態度?

1.尊重而不吹棒

作為下屬,我們一定要充分尊重領導,在各方面維護領導的權威,支持領導的工作,這也是下屬的本份。首先,對領導工作上要支持、尊重和配合;其次,在生活上要關心;再次,在難題面前解圍,有時領導處于矛盾的焦點上,下屬要主動出面,勇于接觸矛盾,承擔責任,排憂解難。

2.請示而不依賴

一般說來,作為部門主管在自己職權范圍內大膽負責、創造性工作,是值得倡導的,也是為領導所歡迎的。下屬不能事事請示,遇事沒有主見,大小事不作主。這樣領導也許會覺得你辦事不力,頂不了事。該請示匯報的必須請示匯報,但決不要依賴、等待。

3.主動而不越權

對工作要積極主動,敢于直言,善于提出自己的意見。不能唯唯喏喏,四平八穩。在處理同領導的關系上要克服兩種錯誤認識:一是領導說啥是啥,叫怎么著就怎么著,好壞沒有自己的責任;二是自恃高明,對領導的工作思路不研究,不落實,甚至另搞一套,陽奉陰違。當然,下屬的積極主動、大膽負責是有條件的,要有利于維護領導的權威,維護團體內部的團結,在某些工作上不能擅自超越自己的職權。

三、請示、匯報應當掌握的方法

(一)選擇恰當的提議時機

剛上班時,領導會因事情多而繁忙,到快下班時,領導又會疲倦心煩,顯然,這都不是提議的好時機。總之,記住一點,當領導心情不太好時,無論多么好的建議,都難以細心靜聽。

那么,什么時候會比較好呢?我們通常推薦在上午10點左右,此時領導可能剛剛處理完清晨的業務,有一種如釋重負的感覺,同時正在進行本日的工作安排,你適時的以委婉方式提出你的意見,會比較容易引起領導的思考和重視。還有一個較好的時間段是在午休結束后的半個小時里,此時領導經過短暫的休息,可能會有更好的體力和精力,比較容易聽取別人的建議。總之,要選擇領導時間充分、心情舒暢的時候提出改進方案。

(二)資訊及數據都極具說服力?

對改進工作的建議,如果只憑嘴講,是沒有太大說服力的。但如果事先收集整理好有關數據和資料,做成書面材料,借助視覺力量,就會加強說服力。?

案例研究

A主管:關于在通州地區設立灌裝分廠的方案,我們已經詳細論證了它的可行性,大概3~5年就可以收回成本,然后就可以盈利了。請董事長一定要考慮我們的方案。

B主管:關于在通州地區設立灌裝分場的方案,我們已經會同財務、銷售、后勤部門詳細論證了它的可行性。根據財務評價報告顯示,該方案在投資后的第28個月財務凈現金流由負值轉為正值,這預示著該項投資將從第三年開始盈利,經測算,該方案的投資回收期是4-6年。從社會經濟評價報告上顯示,該方案還可以拉動與我們相關的下游產業的發展。這有可能為我們將來的企業前向、后向一體化方案提供有益的借鑒。與該方案有關的可行性分析報告我已經帶來了,請董事長審閱。

上述兩位主管的報告,顯然B主管更具說服力,所以,領導感到比較滿意。

記住:只有擺出新方法的利與弊,用各種數據、事實逐項證明,才能讓領導不認為你有頭腦發熱、主觀臆斷的嫌疑。

(三)設想領導質疑,事先準備答案?

領導對于你的方案提出疑問,如果你事先毫無準備,吞吞吐吐,前言不搭后語,自相矛盾,當然不能說服領導。因此,應事先設想領導會提什么問題,自己該如何回答。?

(四)說話簡明扼要,重點突出?

在與領導交談時,一定要簡單明了。對于領導最關心的問題要重點突出、言簡意賅。如對于設立新廠的方案,領導最關心的還是投資的回收問題。他希望了解投資的數額,投資回收期,項目的盈利點,盈利的持續性等等問題。因此你在說服領導時,就要重點突出,簡明扼要地回答領導最關心的問題,而不要東拉西扯,分散領導的注意力。

(五)面帶微笑,充滿自信

我們已經知道,在與人交談的時候,一個人的語言和肢體語言所傳達的信息各占50%。一個人若是對自己的計劃和建議充滿信心,那么他無論面對的是誰,都會表情自然;反之,如果他對自己的提議缺乏必要的信心,也會在言談舉止上有所流露。試想一下,如果你的下屬表情緊張、局促不安地對你說:“經理,我們對這個項目有信心。”你會不會相信他?

你肯定會說,我從他的肢體語言上讀到了“不自信”這三個字,我不太敢相信他的建議是可信任的。同樣道理,在你面對自己的領導時,要學會用你自信的微笑去感染領導,征服領導。

(六)尊敬領導,勿傷領導自尊

最后要注意一點,領導畢竟是領導,因此,無論你的可行性分析和項目計劃有多么完美無缺,你也不能強迫領導接受他們。畢竟,領導統管全局,他需要考慮和協調的事情你并不完全明白,你應該在闡述完自己的意見之后禮貌的告辭,給領導一段思考和決策的時間。即使領導不愿采納你的意見,你也應該感謝領導傾聽你的意見和建議,同時讓領導感覺到你工作的積極性和主動性即可。

領導也是人,也希望與下屬溝通交流,也希望建立融洽和諧的上下級關系。所以,不要害怕,也不要猶豫,勇敢地去做,合上材料以后就開始思考一下你要怎樣才能更好地運用溝通技巧與領導相處,要怎樣才能把本講所提及的溝通技巧熟記于胸,靈活運用,祝你成功。

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